有一个问题我不知道你们有没有碰到过,就是在你新去一个公司的时候,不管你是做业务,做助理也好,可能公司都会给你安排一个上司,一个主管。

 

有些上司为了显示他的重要性,会想办法让客户知道,我才是最重要的,你只不过是我的助理而已。在这种时候,他会要求你的邮件,除了需要全部抄送给他,甚至还会要求你在邮件中添加他的名字。

 

也就是说,邮件中往往会出现双签名的情况。

很多朋友都有这种亲身经历,包括我自己。

 

这的确是一件让人困扰的事情。

 

一方面他是你的上司或者老板,你必须听他的,另一方面你又不想在客户这里没有一点存在感,永远以一个助理的身份出现。

 

这种情况,怎么办?

01

客户困惑

sales被架空

有一个朋友的分析很到位,发出来给大家看看,那位朋友是这样说的:

 

关于双签名这件事其实就是沟通中的一个对等原理。

 

如果是订单的主要处理人,那职位一般是sales,对应buyer或者merchandiser.

 

在出现异常情况,这两个人处理不了的时候,可以先咨询其所在团队的人员帮忙,找到解决办法后,在回复的邮件中CC给帮忙的人,以确保传达的信息准确,顺畅。

 

实在来不及处理,为了节省时间,才由帮忙的人直接邮件沟通;但不到不得已,不要轻易这么做,换人表示主要处理人能力不足+团队沟通不良。

 

想想看,如果你是采购,向一个公司买东西,当然希望我只找一个人就能处理好所有的事情。

 

如果一个公司组织架构庞大,下单要找一个人,确认包装找一个人,船务再找另一个,光是记这些人的名字和职位就要晕了。

更有甚者,一些管理者为了凸显自己的重要性,总是和客人强调,如果有问题处理不了可以找他。

 

这样客人一碰到异常状况,马上在双签名里找到他的联系方式,直接联系。

 

久而久之,客人为了省力,当然直接找能处理问题的人,那Sales被架空,觉得自己没有用,老让客人麻烦领导;

 

而领导一天到晚忙个不停,实现不了分工协作的效率。

 

所以,只有一个签名就够了。

 

一个签名表示任何事情到我这里为止,我一定都能处理好;即使会碰到超出我能力范围的事情,我也有团队支持。

 

不管我们背后默默花费了多少人力,物力,心力去想解决的办法,我也无需让你知道,给你困扰。

 

02

任何人的工作

都值得肯定

 

这位朋友分析也说清楚了我为什么很反感这种做法了,说到底是对于别人和自己的尊重。

 

国内的一些公司经常出现这样的情况,但是在国外客户的邮件里是绝对不会出现双签名的问题。

 

前几天在有个刚入职的新人朋友私聊我,他最近的困惑就来自于双签名,唯一的区别就在于业务员的名字写前面,老板的名字写后面。

 

由于交易会的名片只留老板的名字和邮件地址,所以客人每次邮件过来都只写老板的名字,搞得业务员都像助理一样,他也知道总是这样下去不是个办法,他就来问我应该这么在客户面前刷刷存在感?

 

其实老板这样的做法,在我看来有点low,又想业务员接单,又不放权。连基本的尊重都没有。

 

我刚入职的时候,给业务员做助理,就要我用双签名,我当时心里就很不舒服,凭什么工作都是我在做,但是你夺走所有功劳?

 

客人甚至都不知道我这个人存在,就算知道也不会放心上,因为任何事情,写过来邮件,都是业务员的名字。

 

那我就会心里不舒服,可能再碰到几个其他不舒服的事情,我就会离开。

 

这就是现实。

 

所以我后来当主管,带团队,我就一定不会让别人就跟我当年一样的不舒服的情况出现。

 

任何人的工作,都是值得肯定的,都是值得尊重的。别人做什么,没有鼓励可以,没有奖励可以,但是不可以连别人基本的尊严都剥夺

 

在欧美国家,比如高管来公司视察,可能小职员给几个领导都冲了咖啡,但是每个领导都会对这个小职员说thank you,甚至看一下她胸牌,还会称呼一下名字,thank you Lily,这就是对别人的尊重。

 

如果你大剌剌地接过咖啡,自顾自跟同事开会,没有跟那位小职员说谢谢,那就是一个很奇怪的事情,就是很没礼貌,因为你没有尊重别人的劳动,哪怕只是一个很小的事情。

 

但是国内的文化还是有点不同,好像老板给员工付薪水和奖金,员工给你打工就是应该的,员工所有的劳动你就可以无视,可以无所谓,这种做法,我是非常反感的。

 

在回复下那位朋友的问题,怎么找回在客户面前的存在感,以前是这样做的:

 

假设我是Ice,老板是Tom,平时客户写邮件都是到老板邮箱,称呼也是Tom,那我回复的时候,就会写:

 

Ice (Sales Rep) for Tom

Tel: ***

Fax: ***

Email: ***

 

然后我会另外增加一栏,Direct line,就是可以直接联系到我的电话。

 

除此之外还有另一种比较少见的情况。

如果说是老业务员出差或者请假,有客户邮件发来,需要新手直接用老业务员的邮箱回复的,这个时候,该怎么去署名?偶尔帮忙处理一下,是不是就可以直接顶用老业务员的名字就可以了?

 

这属于比较乐观的情况,不过如果处理不好,不仅会造成邮件时效性问题,也会让新老业务之间产生芥蒂。

 

像这种偶尔处理一下,我的建议是最好在签名里注明一下。

比如你叫Cathy,老业务员叫Richard,你用他的邮箱回复客户的时候,邮件的签名就可以是Cathy for Richard。

 

那客人就知道,哦,是Cathy代Richard回复的。

 

不论是客户看到能够理解,出差回来的老业务也不会认为你有抢客户的嫌疑。

 

03

找平衡点

定协调度

但是我同样也给朋友们表达了,不要 argue with your director。

你在公司工作,需要按照公司的规则办事。如果上司要求你用双签名,当然要按照公司要求来做,而不要去抵触或者反对,这样反而会影响公司的统一管理。

其实还有一个办法,既可以让客人不会困惑,知道该如何称呼这个双签名的Lucy/Lily,也可以让公司便于管理,就是签名加备注的方式。

我也有一个美国供应商,一个importer,她的签名就是在自己签名下面,加一个备注:

(Remark: Please contact Ms. Emily Clark for any important issue with top priority or my absence. Anybody could reach her at +***** and EClark@***.com)

这也是一个办法。

其实要满足双方,让彼此都满意,有很多柔和的处理手法。

除了看管理者如何动脑筋做平衡,更重要的是你在规则中如何协调,配合得当。