本文主要讲解以下四点:

  • 一、如何写出一封令人舒服的外贸邮件?
  • 二、邮件沟通跟进值得注意的一些问题
  • 三、客户为什么不回复你的邮件?
  • 四、开发信实例分析
01

一、如何写出一封令人舒服的外贸邮件?

能出单的外贸邮件怎么写

1. 语调、礼貌

  • Please could you …?
  • Would you be so kind to…?
  • It would be agreat(better) if you could…
  • I would be grateful for…

基本的礼貌问候还是需要的。

能出单的外贸邮件怎么写

Please 和 Kindly 没有必要同时用,一般老外也很少两个词用在同一个句子里,用一个就可以了。

能出单的外贸邮件怎么写

2. 灵活使用连词

并列关系

  • Also
  • In addition/in addition to…/What’s more
  • As well
能出单的外贸邮件怎么写

并列关系

  • Furthermore/Moreover
  • As well as
  • Apart from/ besides
能出单的外贸邮件怎么写

因果关系

  • Therefore/so/as a result/Consequently
  • Due to/Owing to
  • Since/As
能出单的外贸邮件怎么写

转折

  • But/ However
  • Although
  • Despite/ In spite of
能出单的外贸邮件怎么写

转折

  • While 表转折,表时间
能出单的外贸邮件怎么写

总结

  • In short/ In brief
  • In summary/In conclusion/To summarize
能出单的外贸邮件怎么写

排序

  • Firstly, secondly, thirdly.. finally
  • Finally-> Last but not the least 使用注意语境
能出单的外贸邮件怎么写

注意:以上的邮件写法不推荐,这么多的 say sorry,感觉不是很好。

没有必要说这么多,说一次就可以了。

3. 常用邮件用语

参考参照

According to/ With reference to/With regard to

回复请求

As you requested/In answer to

能出单的外贸邮件怎么写

某人让我联系您

  • Your name was given to me by …
  • I have been advised by xxx to contact you regarding shipment arrangement.
  • Your colleague, Emma Green, suggested that I write to you conceming supplier application.

您可能已知道

  • As you may already know,
  • As you may already have heard,
能出单的外贸邮件怎么写

感谢

  • Thank you for your email.
  • Thank you for your advice regarding….
  • I would be grateful for your advice concerning …
  • I’m writing to thank you for your assistance.
  • I appreciate for your effort.
  • Your kindly reply will be highly appreciated!
  • Thank you very much for the file you sent me. It’s exactly what we need for check.

通知

  • Please be advised that…
  • We are writing to advise(inform) you that…

解释/弄清

  • I am writing to explain…
  • We would like to clarify certain points regarding…
  • Could you help us to clarify whether it is for medical or non-medical use?
  • Could you let us know your ideas on…?

随附

  • Please find enclosed…
  • Enclosed please find…
  • Enclosed is ..
  • Enclosed are ..
  • I’m enclosing the ..

紧急求复

  • As this matter is now urgent, we would appreciate a prompt reply. Thank you!
  • As it is urgent, we look forward to hearing from you at your earliest convenience.
  • Due to the urgency of the situation, I would appreciate receiving your advice as soon as possible.

提出请求

  • I would be grateful if you could share with me some idea or comments for…
  • I would appreciate further information on…
  • I would be grateful if you could send me any picture/photo to get a clear idea?
  • We wonder if you could send us a copy of required document for reference.

结束语 

  • Please do not hesitate to contact me if I can be of further assistance.
  • If you would like any more information, please do not hesitate to contact me.
  • Should you have any question, please feel free to let me know.
  • We’ll be very pleased to send our best offer based on your detailed inquiry.

开头语

  • Hello Mr. John Smith
  • Hi John
  • Hi Mr. John Smith
  • Dear friend, ..
  • To whom it may concern, ..
  • Dear [Job Title], ..
  • Dear Sir or Madam, ..
  • To XXX, ..
  • Hi guys,…
  • Hey xxx Company,

问候语

  • Hello John,
  • Hope this email finds you well.
  • Good day!
  • I hope you’re doing well.
  • I hope your everything is going well.
  • I’m reaching out about…
  • Congrats on…

I’m sorry to disturb you, (x) 

不要这样用,明知道打扰还这样说,客人心里会怎么想。

4. 避免废话

简练

  • The supplier would by no means accept this condition. ->Never
  • “so as to”→so

多用动词显得生动,多用名词显得僵硬

  • We’ll have a discussion -> We’ll discuss
  • We’ll have meeting with factory manager for this.

    -> We’ll meet with factory manager for this.

  • After our observation, -> After observed,

没必要用奇怪难理解的短语,现在邮件更偏向 casual,突出重点!

5. 保持中立,减少冲突词

负面词换成正面词

  • The production is slow so we have difficulty delivering on time.

→The production is not very fast so we might have difficulty delivering on time.

  • problem-> issue/ matter
  • Due to the shortage of raw material, we may have to wait up to one week for delivery.
  • However, we’ll speed up production to fix the issue.

改变句子的主体焦点

  • you→ there/we
  • You might misunderstood that..

->There seems to be a misunderstanding that..

6.保持和客户相近的行文习惯

保持相同的频率

客户热情主动,你不能惜字如金

客户直奔主题,你不能花太多篇幅寒暄和暖场。

注意客户的性格

客户是仔细严谨的,你不能回复太随意,用词太口语化

客户注意细节,你要放大细节。客户注意全局,你要兼顾全局

照顾客户的习惯

客户喜欢的表达方式,你也可以向他靠拢。

客户喜欢用的词语,只要不造成理解偏差,你也可多使用。

客户如果英语水平有限,你应该多用简单的短句

7. 邮件中文字加粗需注意的细节

适度原则

提醒客户利益,而不要强加客户压力

8. 邮件中有附件

第一封邮件避免带附件

提醒客户邮件中有附件/多附件

  • Please find the attached shipping documents.
  • Please find the following documents in the attachment.

1. Declaration of Conformity

2. Technical datasheet

3. EU Rep agreement

4. Letter of registration

9.适当修改邮件标题

邮件标题要适当的修改一下,比如一开始是打招呼,后面都谈到样品等,可以修改成 XXX 样品等

10. 英文谚语要学,不要用

英文邮件不是写作文

11. 避免全文大写的邮件

尊重客户的行文习惯不代表一味遵从

全文大写字母的邮件,略显粗鲁,有失礼貌和尊重

12. 避免随意的缩写

注意你的专业形象

13. 别忘记你的附件

重发表达一下歉意

标题

  • Correction-前一封邮件的标题     发错了附件
  • Oops-前一封邮件的标题             忘了附件
  • Correction-Quotation for office chairs
  • Oops-Quotation for office chairs

忘了附件

  • Oops! My apologies, here is the attachment.
  • Sorry! I forgot to attach the file in my last mail.

附件发错了

  • I’m sorry, but I attached the wrong file in my last mail. Here’s the correct one.
  • I hope this hasn’t caused you any inconvenience.
  • Oh, My mistake.. I don’t know somehow attached the wrong file. Here’s the right one.

14. 第一封邮件慎带附件

02

二、邮件沟通跟进值得注意的一些问题

1.别跟客户争论价格

还是那个问题,目标价

客户扔出价格只是压价的工具,而你去反驳客户,这个价格绝对不可能,中国没有这个价格。

那就跑偏了。

目标价在谈判中讨论得越多,锚定效应产生的影响就越大

所有的精力花在目标价上面去讲的话,就没有太大的意义。

因为目标价,我们去年讲谈判的时候也讲了,它是起到了一个效应,心理学上叫做锚定效应。

而且这个价格如果被讨论得越多,他这种锚定效应产生的影响就越大。

所以我们应该避免过多讨论,而是去展示你的优势,然后了解他的需求。

你别老是谈价格,当你觉得目标价达不到的时候,尝试跟客户谈谈别的。

然后谈着谈着谈着,你就会发现客户已经慢慢地就淡忘了这点。

2. 忘了揣摩细节

细节在哪?

  • *客户邮件的字里行间的含义(某句,某词甚至标点符号)
  • *关注点
  • *邮件风格
  • *发件时间
  • *职位身份
  • *对方公司性质
  • *供应链角色

做销售,倾听很重要。

积极引导客户,揣摩客户的心理和关注点。

让客户觉得愉悦,设置一些思路,然后让客户有赢的感觉。

比如客户问认证,认证其实就是客户的关注点,建议引导。

通过客户风格、邮件时间等细节来判断客户职位,可以去 fb/linkedin 上验证,看看对方公司的性质等。

比如公司被集团收购了,把买手搞清楚,可以电话沟通。

3. 没有表现欲

有意识地从邮件中塑造自己的形象

细心、积极、礼貌、有合作精神、专业、麻利干脆…

良好的印象会促进沟通的欲望,也能让你邮件的信息更有效地传达给客户

4. 说得太多,过犹不及

展现专业有个度

临门一脚的机会近在眼前,若你不知道把握时机,收起过多的表达欲,那么往往可能起到反效果。

你比客户专业时,你要适时地进行推荐和引导。

如果一味用专业细节的提问来展现专业度,客户会产生新的顾虑和疑惑,反而没有下单。

5. 准备替代方案

商业的本质是交换

僵局时,没有更多的交易条件可以交换。可以通过提供变通的替代方案来创造交换的条件

如:延长质保期、最小起订量、赔偿条件、价格有效期、包装方式调整、付款方式、独家销售、交货时间……

6. 错误地估算了议价区间

A 客户能接受的价格,B 客户却不一定能接受。

A 客户不能接受的价格,B 客户却未必不能接受。

在同一市场上,即使是同一个产品,商业模式和销售渠道都会相差很大。

仅仅客户采取不同的推广策略,可能销售渠道就大相径庭,面对的客户群体也截然不同。

和不同的客户合作,报价的策略以及利润率的把握都是不一样的。

有些客户,你可能只有一次报价机会

7. 你太善解人意,不能更进一步

面对客户的托辞:

  • I’ll consider all your conditions. If any news, I will let you know. Thanks!
  • Could you share with me what is preventing you from move forward with me?
  • Could you advise me if there is anything unclear to make a decision like a trial order?
  • Which aspect do you think we can improve for you to close an order?

8. 沟通方式太单一:邮件

03

三、客户为什么不回复邮件?

能出单的外贸邮件怎么写

1. 缺乏强相关性

  • Dear Sir or Madam,
  • To Who It May Concern,

→收件人姓名尽量能明确

能出单的外贸邮件怎么写

2. 业务员不够专业

业务员 Lisa 报价时,价格报错。错把 B 款的价格报成了 A 款价格。等她发现时,已经第二天了。

Lisa 写了一封邮件告知自己疏忽,请客户谅解。

客户查看了 2 次 Lisa 的邮件,但一直没有回复。

Lisa 第三天又追了一封邮件,告诉客户由于自己是新业务员,缺乏经验,因此犯了错误,非常抱歉。

客户还是没有回复。

→解决办法:换经理去联系。

3. 客户可能没收到邮件

企业邮箱发了一封邮件给中东客户,但一直没有回复。后来打了电话过去,客户说没有收到。

于是换了 Gmail 的邮箱,发了一封邮件,客户很快就收到了。

→解决办法:电话打起来

4. 没有仔细分析客户的邮件

业务员 Lisa 发了一封开发信,客户很快就回复了:

Please I need urgently the best price of PE gloves one 20’ft container. Thanks!

由于 PE glove 分为 HDPE 和 LDPE,又有厚度克重之分。

Lisa 考虑到 20 尺柜数量较多,报价需要准确,所以发邮件问客户具体哪种材质,克重是多少以便准确地报价。

客户一直没有回复。

→解决办法:认真分析客户的需求。

客户的需求是 URGENTLY。

需要快速地分析客户的行业,市场的需要,根据经验按照 HDPE 和 DPE 各一个合适规格的价格给客户。

有时候报价需要准确,尽可能地了解信息。但业务员该拿决断去推荐和引导时,应该主动快速报价。

5. 客户与其它供应商已进入实质沟通阶段

业务员 Lisa 晚上收到一封阿里巴巴询价,某加拿大客户询问一款产品。

询价信息很长,采购商详细介绍了自己公司的背景,以及采购的需求等。

但 Lisa 正在刷着网剧,没心思去回复,想等到第二天早上上班再去回复。

但当晚另一家供应商业务员 Rick 迅速回复,并顺利加到客户的 whatsapp。

经过近 1 个小时的深入沟通,客户收到了详细的信息以及报价,并让 Rick 寄样品。

第二天早上, Lisa 回复邮件进行报价,但客户没有回复。

→解决办法:B2B 平台的询盘,回复速度和专业程度非常重要。

快速专业地回复,更容易让你更快地跟客户进入实质沟通的阶段,建立起相对的信任度。

能出单的外贸邮件怎么写

6. 缺乏决断力

业务员 Lisa 给客户报价,客户回复价格比现在采购的价格高,但是希望看到样品。

而 Lisa 问客户快递到付账号,客户回复我们不会给供应商到付账号。

Lisa 于是问老板,老板说估计是想压价,不然不会要样品。但是先跟客户谈价格,没确认价格的话,寄了也白寄。

于是 Lisa 尝试从产品品质,公司优势等各方面让客户能接受自己的报价,客户一直没回复。

→解决办法:迅速准备寄样。样品寄出后才有继续沟通的机会。

04

接下来和大家分析下一些朋友的开发信:

【1】

能出单的外贸邮件怎么写

有一些营销工具,自动化程度很高,它可以设定发送第一封邮件几天以后,发下一封邮件,过多少天又再发。

就是全都是自动化的,可能都写好了。

但是这些呢,都不太合适。

因为传统的 b to b 的一些买家,其实是专业的买家。那么他们都是职场程度、市场化程度很高的。

这些人那么踏实,不是很喜欢那种有夸大性质的、有欺骗性质的邮件。

甚至有一些开发信的标题,它可能会去过度地使用人性,因为营销讲究的就是利用人性的弱点。

写开发信的话,我比较喜欢一些中性的标题。

这封邮件,标题用两个斜杠就没有必要,一个就可。

正文,直奔主题。

这封开发信就有报价,建议有互动后再报价。

还有图片,内容有点多。

第一封邮件,保证是正确的人收到邮件,至于需求是不确定因素,产品的推荐可以放在后面的邮件。

开发信了解的东西并不多,可能会去看网站,基本认识你们公司后,才会回复。

第一封邮件,要找到切入点。

邮件中的蓝色字体有点没有意义,只是一句客套的话,可以重点提一下优势产品,再去 pitch 他。

【2】

能出单的外贸邮件怎么写

kaly 这邮件太模版化了,第二部分太简洁,模版本身没有问题。

至少要简单介绍自己,这封邮件 4 句话都不知道你是谁。

【3】

能出单的外贸邮件怎么写

这个标题太长了,看起来不轻松,别人不愿意读。

公司名无需全名。

中英文标点要注意,diapers 后面的逗号太突兀了。

第一句话,无感,显而易见的,无兴趣点。

其实你如果有一个具体的收件人,而且发给了对的人的话,这个重要级的权重还是蛮大的。

有的时候,这比你这个邮件到底写得好不好,还要更重要。

因为有的时候可能你的邮件写得很好,但是你没有一个具体的收件人,然后你下面写得再好,可能也白费。

【4】

能出单的外贸邮件怎么写

有点广告意味,轰炸客户。还不如打一通电话或者找到正确的人。

【5】

能出单的外贸邮件怎么写

能出单的外贸邮件怎么写

提高开发信回复率的本质因素:

一、发给正确的人。

二、保证对方能收到。

注意细节,不要插入很大图片,不要附件,避免邮件服务器识别为垃圾邮件,打电话确认是否有收到邮件。

三、对方有需求。

对方没有需求,白折腾。

四、有回复。

这封图片太多了,很容易被当成垃圾邮件,太想 pitch 客户了。

哪怕做成 pdf 文档,再回复第二封邮件附上会好很多。

这封邮件太暴力了,第一封邮件还是温和点好。

【6】

能出单的外贸邮件怎么写

一看开头就不想读,太从自己的角度考虑了。

第一句话,太挑战我的判断力。

背景色还多,有强调的,还有下划线的。

下划线的 if…company,有点像垃圾邮件。

这邮件太花了。

花不是坏事,但下划线有点像钓鱼邮件。从商务来说有点不太舒服,把重点突出就好。

下面还特意说帮忙转给其他人,这有点浪费别人时间,这句话靠前还好一点。

【7】

能出单的外贸邮件怎么写

大家为什么不愿意多花点时间找对的人???

建议跟客户产生 connection的点,切入点,往前写,别人才会更愿意去阅读。

最大客户这一点,这样子写不是很合适。

你可以把这个客户的公司名的两个字母露出来,其他的都打星号。

没必要把它写出来,因为有时候可能你发的这个邮件对象,是客户的竞争对手。

sales 可以发,再用电话扫一遍。

这个签名,有点偏营销。正常来说,不会把头像当签名。

【8】

能出单的外贸邮件怎么写

可能客户不想换供应商吧。

直接用产品持续搜的话,很多时候你搜到的都是有稳定供应商了。

去做供应链分析。开发客户的话,供应链中间环节的分销商、品牌商做起来还蛮舒服。

我觉得这两封邮件不能代表什么,就只能代表,比如说可能他们现在都有供应商,合作得不错,你想切进去可能比较难。

做一个温暖的备胎,找机会上位。

【9】

能出单的外贸邮件怎么写

第一句 which 从句没有加强要加强的内容,比如加粗。这种邮件见得比较少,符号列出 feature 的。

第一封邮件,很多时候就仅仅是为了产生 connection,仅仅是关联。

比如说,用时光机去看以前的网站描述,看过去到现在的发展,是如何转变的,如何发展的。

背调分析一下,用海关数据等信息挖掘。

这封邮件说不上来什么感觉,全部都是你自己罗列各种东西。

如果跟客户有关联,会更有吸引力。

【10】

在平台发开发信,很多客户是临时邮箱。

可能客户邮件太多,没时间看邮件,或没注意,或没有吸引到的地方。

【11】

乍一眼看上去,这是一封可以发到各个市场的模版,如果对市场有了解,可以稍微写得不一样点。

写到免费的样品可以提供,free 这个词我不会写,因为是容易触发垃圾邮件的词。

样品一般建议写 sample could be provided。

举个例子,这个客户是马来西亚的,那么我就会集中去写我对于这个市场了解的一些信息。

找到共同点,让对方有兴趣。

【12】

能出单的外贸邮件怎么写

标题太长了。

公司名中间的“——”没必要,像营销工具发出的邮件。

我是中国深圳的 erick,没必要写,客户邮件会显示你的名字。

前面寒暄太多,也不说是哪个公司。

第一邮件不要带附件。

上面的内容还是意义不大,找不到切入点找不到关联。

这封邮件我会写成 message,直入主题。

总要找到一些关联,比如:

with reference product on your website …could you pls be so kind to give me a hand to advise me who is in charge purchase…

主要还是找到正确的人,不是在罗列公司实力。

与其写模版,不如简单介绍自己和公司寻求帮助找到采购。