养成好的工作习惯有多重要,相信不用我多说。

就像我说过多次的外贸“标准作业流程”,不知道有多少朋友真正落实到工作中。

现在很多朋友都喜欢用whatsapp,skype和客户谈事情,但谈完之后,有没有再跟进一封邮件和客户确认一下?

其实不算很复杂,但很多朋友就偏偏做不到,有时候觉得工作没头绪,乱糟糟,都是吃了这个亏。

这也是我今天要说的重点,和客户的交流,最终一定要落实到邮件

01

客户反口不承认

有苦难言

有些朋友,稀里糊涂的,很多事情就是因为没有落实到邮件才变得尤为麻烦,有时候看着,我都替他们着急。
拿一个朋友的亲身经历来说吧,也希望大家看完后对此重视起来。
来看看他的问题:
冰大大你好,我有一个老客户,已经是第二次合作了,之前一直是他们那边的一个采购跟我联系。
这次我们供应商那边出了问题,赶不上交期。
而一直和我联系的采购又正好休息了,所以我就提前和采购的同事说明了情况 ,他的同事在电话中也同意了我们延期交货的请求。
 
接电话的时候,我还以为这个同事是他的的上级,后来才知道原来不是的。
但是到了以前约定的交期,采购突然让我交货,不交不行。
我向他解释了当时他的同事已经同意了我们推迟货期,但是采购根本不理我,他说他根本不清楚这件事情,必须让我按照合同办事。
我真的是有苦说不出啊。
 
后来他们老板亲自给我打电话,让我一定要想办法解决按时交货,还说如果我解决的好,会在收到货之后再给我下单。
后来我又找了一家供应商,这才勉强赶上了交期。
 
这中间出了好多麻烦,但我一直在尽力解决,他们老板也是知道的。
 
但是我也意识到,我可能得罪了采购,所以我也给他发了邮件并道了歉,采购的回复也是比较冷淡。
 
我想问下冰大,这个客户接下来还会跟我继续合作吗?
我要怎么开口问她下面合作的事?如何问?什么时候问比较好?多谢了。

 

 

02

标准作业流程

一切落实于邮件

其实这完全就是你的问题!

你在向客户解释货期推迟的时候有没有邮件过去,请对方给你approval?

如果没有,那客人完全可以说他没有同意。

因为你没有任何证据,真要较真起来,你怎么解释?

 

我强调了无数次,一定要标准作业流程

不管是你和客户在电话里说的,还是聊天工具谈的,必须做一个recap,落实到邮件上。

你们所有谈好的东西,都要一二三四五在邮件中列清楚,请对方确认,这样也能避免是不是误会或者遗忘的东西。

只要对方邮件确认,就表示对你说的认可,明白么?

不过哪怕我再苦口婆心强调回归邮件,回归邮件,大部分朋友还是没感觉的。

还是觉得什么skype好沟通啊,什么whatsapp现在用得多啊。

等你真的碰到问题,那就晚了。

你看那些世界500强,为什么工作的主旋律还是通过邮件走?

虽然说现在whatsapp盛行,有些客人会在WhatsApp上跟你沟通和讨论问题,甚至还有直接发PI的。

 

但是我还是要强调,关于工作的所有内容,像电话、聊天工具等等,只要是涉及到你和客户谈的内容,最终一定都是要落实于邮件的。

 

落实于邮件,就等于你所有东西都有了备案

这样一旦有了纠纷或者任何问题,你都可以根据邮件立刻找到,不用再耗费精力找证据,互相推诿责任。

 

如果不落实于邮件会怎么样?

你想象一下下面这个场景

 

你有一个项目已经谈了9个月,一部分是和客人通过邮件确认的,有些事情是短信发给客户的,有些事情在whatsapp上谈的,还有有一部分是在skype上聊的,还有些是电话里说的。

这所有的一切你都没有经过邮件确认。

 

结果订单出了问题,客户觉得包装有问题,是你没有按照他们的要求做。

你觉得很委屈,包装明明就是按照客人的要求做的啊,当时电话里说的好好的。

结果客户反口不承认,还说是你的问题,要求你赔偿所有的损失,你怎么办?

 

你又怎么从这所有渠道里把当初客人的要求给找出来?

 

哪怕你真的最终听了无数段语音,找了所有短信,把whatsapp上所有聊天记录都看完了,终于找到了当时客人同意的证据。

然后你再截图给客户看,这样折腾下来,估计你也把自己折腾掉半条命了,太浪费太耽误时间了。

 

这也是我一直强调,所有与客户的沟通,无论是从什么渠道,最终要全部转化为邮件的原因。

 

一旦出了问题,搜索关键词,找出那一封邮件转发给客户,多简单多直接

 

一般都是那些中东、非洲、南美、亚洲那些不怎么发达的国家地区的客户,才会这么不正规,乱七八糟,一会用这个一会用那个渠道。

 

像美国、英国、德国、法国这些专业的客户大买家,依然都是用邮件往来沟通的。

 

我说了这么多,意思不是说除了邮件,其他的一切通讯工具都不能用。

平时客人喜欢whatsapp,没问题,但是不管谈了什么,都需要跟进一封邮件,请对方确认。

要养成这样的好习惯,否则时间一长,谁去聊天记录里来来回回找啊。

像电话以及其他的通讯工具,都是邮件的辅助,你要时刻记住这个道理。

除非你英文水平真的很好,可以电话上随意沟通,随意开玩笑,那也可以先电话。

但是电话后,还是要回归邮件,落实于纸面的。

所以无论如何,都要把这个习惯都要养成起来,一个习惯的养成,都不是阶段性的功力,是一天一月一年,每时每刻的积累。
你所要做的,就是把我所说的标准化流程,养成一种习惯,成为你工作中的一部分。