写出一封邮件并不难,写好一封邮件却很难,相信做外贸的朋友,对此都深有体会。
具体难在哪里,各有各的“血泪史”。
从我这些年收到的学员反馈来看,病症千奇百怪,但归结到最后还是:
拿不到订单。
因为一篇文章罗纳所有不太可能,今天就结合一些高频“坑点”,分享下邮件中常见的逻辑漏洞和细节处理。
虽然不一定能让你的邮件无懈可击,但把你的邮件拉升几个档次,少吃点亏还是绰绰有余的。

01

邮件未成

逻辑先行

首先从“思维逻辑”开始,因为这是你邮件成型的必要条件。
如果在写邮件之前,脑子里没有一个清晰的结构框架,那凭意识流写出来的东西,水平怎么样是可想而知的。
一般的邮件,不管是开发信还是其他,都是三段式,最多不超过四段。
大家可以回忆一下自己写的邮件,如果超过这个段落数,你就要重新理一理自己的逻辑了。
是否过于啰嗦,重点模糊?是否层次不明了,让人没有阅读欲?
你要知道,外国客户通常只会花3-4秒钟扫一封邮件。
如果超过这个时间成本,那你的邮件十之八九进垃圾箱。
这不是在唬人,可以具体来看一个案例。

这样的外贸邮件,让你的订单翻倍

这是我真实收到过的一封开发信,大家觉得如何?

首先一眼看上去,感觉就是长。

根据我说的3段式要求,这肯定超了。

那有没有必要写这么长呢?这里面的信息都是必不可少的吗?

显然不是,不然我不会提“3段式”这么明确的标准。

就比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box. Maybe someday it will be useful.”这段。

有存在的意义吗?

客户如果真想删掉你的邮箱,你这句话能阻止吗?

所以结构上多出来这么一段,完全是逻辑上的混乱

另外公司介绍的部分也很多余。

如果不是知名企业,比如世界五百强这种等级,客户是没兴趣了解的。

当然,这封邮件还有其他问题,考虑到是行文结构方面的分析,就不再多说了。

如果熟悉我课程体系的朋友,也会看出来这封其实正是我讲的“开发信1.0”版本。

后续我升级过的2.0版本,逻辑结构上更完整清晰,也更精炼简洁。

以及3.0和4.0版本,如何利用邮件群技巧,避免邮件同质化、突出重围,都是大家能够改进的方向。

另外,除了框架结构上需要紧凑清晰的逻辑作支撑,还有一点需要注意的是邮件中是否存在漏洞。

既避免踩对方的陷阱,也不要自己挖坑自己跳。

除了要做到滴水不漏,最重要的还是“严谨”。

比如我有个朋友曾经就遇到过这样一个问题:

工厂方面的原因,他已经第二次向客户申请延期交货了,然后客户发来一句

“We cannot afford any further delay.”

这句话是什么意思呢?

其实存在歧义,既可以理解为:你这次延期我接受,但是下次不可以了;

也可以理解为:我过去已经同意你延期了,这次就不行了。

这大概率是客户留下的“陷阱”,如果东西当时在市场上卖得不错,你延期发货可能什么事都没有。

但如果行情不行,也有可能你快要准备安排出货了,客人突然通知你“这批货不要了,因为你延期我没有办法搞促销。”

万一遇到这种情况你是有理说不清的,因为解释权在对方手里,你很被动。

所以需要把这种可能扼杀在源头。

你完全可以以第一种理解做回复:

首先感谢谅解,再请求对方确认并通过一下新的ETD。

只有这样做,才能完全避坑。

02

细节永远是

加分项

如果逻辑结构上没什么问题,那就可以考虑怎么让邮件更完美精致了。

一封完美的邮件,在细节上肯定是面面俱到的,而“细节”又常常是被大家忽略的,所以接下来谈谈一些零碎但有用的“细节”。

一.字体

这可能对很多人来说太多余了,认为这完全不重要。

我说过,细节是锦上添花的东西,你没有不见得就搞砸事情,但有了肯定加分。

就像邮件的字体,它不会影响文本的理解,但绝对影响阅读的体验。

如果能采用让客户舒适的字体,也能让你的邮件搏得几分好感。

我对商务邮件字体的意见是:

不要使用奇怪的或者特殊的字体,尽量用常规字体

英文邮件千万不要使用“宋体”。

大小基本选11号或12号就可以了。

二.标点

标点符号其实还蛮重要,有时候跟语气、句意都有关系。

比如不要使用太多感叹号,句子写完一定要加句号,英文标点符号后面必须空一格再继续。

三.邮件的语气

提到语气,可能有的人就下意识觉得要怎么委婉怎么来,事实上也未必。

这其实是根据你自己的职位、对方的职位,或者你们之间的熟悉程度来斟酌敲定的。

但有一些表达方式,不管是什么关系,都不建议使用,很容易冒犯到别人

比如“Regarding this point, my understanding is…”这种说法就有全盘否定对方的意思,非常不礼貌,

如果改成“In my opinion, …, is it correct?”就更为妥当些。

其他一些语气上的“雷点”在我课程第二章的2.6节有更为详细的列举,感兴趣的朋友可以再去了解一下。

四.签名

邮件里插入签名其实还挺重要的,因为邮件这种交流方式的及时性并不那么强。

如果客户有紧急的事情找你,却没有你其他的联系方式,那你很可能就失去一个潜在的机会

不要觉得这不可能,因为我真实遇到过。

签名一般是由你的名字、职位、电话号码、公司全称、地址等要素构成,大家做的时候尽量全面一些。

好了,关于邮件逻辑和细节的分享先到这里,希望大家能够对照自己的邮件查漏补缺。

最后祝大家都能写出优秀的邮件,拿到更多的订单!