邮件是外贸人开发跟进客户的主要手段。如果写得不好,很可能会失去一个重要的潜在客户。如果写得好,就有很大几率快速成单。小编看来,邮件写作的优质也决定了客户会不会合作,以及会订多大的订单。

但是模板千千万,在收到客户询盘后,专业的外贸人并不会立刻回复,而是首先会捋顺思路。今天的文章,按照“为什么收不到客户询盘”、“收到询盘如何回复”,以及“客户跟进如何应对”这个逻辑进行,分享了几种不同类型的邮件模板!

基本上,回复客户的邮件都要经过一番深思熟虑的。在接收到客户询盘的时候,不要冲动的冒然回复。一定好好消化客户的邮件,找出关键信息。

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为什么没有收到询盘

在没有询盘的时候留意以下这几个问题:

01.邮箱地址正确吗?检查Contact setting,确保能够收到客户的回复。

02.邮箱空间是否足够

03.邮件有没有被丢到垃圾文件夹里,检查垃圾箱。

04.网络邮件收发可能会有一些延迟。
05.询盘也要考虑到季节性问题。如果客户所在行业现在处于淡季,那么收不到询盘也是很正常的事情。

收到客户询盘的时候,注意以下几点:

01.客户发来询盘,尽快回复,专业并礼貌表示关心给客户留下好印象。

02.恰当地回复客户的问题,提供客户感兴趣的信息

03.跟客户安排会议,承诺一定会将服务做到最好

04.回复的邮件最好不要太长,文件以附件的形式添加,让邮件简洁

05.被要求给出建议的时候,只回答对方提出的问题。并且,建议要简短并能直切要点。

06.被问到回答不上来的问题时,大方处理,告诉对方你的歉意,并介绍专业的人给客户。

07.不要表达过多的私人意见,除非对方明确表示很欣赏你的见解

08.最后,对客户发来的邮件表示感谢

02

如何专业回复客户询盘

根据邮件目的,专业回复客户的询盘有不同的方式。但确保邮件语言直截了当。

给客户回复的时候,查看客户邮件里的问题。回答问题的时候,每个问题都另起一行,让客户阅读起来更省力。如果没能在24小时内回复客户,在邮件里表示歉意。如果用的是Gmail邮箱,可以在“canned reponses”中存储一些专业的邮件模板。

03

不要有语法错误

 这个问题很常见,作为非英语国家,在写作英文邮件的时候很可能会犯拼写错误。

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专业回复邮件模板

简洁版感谢信:

Dear Mr. Williams,

Thank you for inquiring about our new products.  A team member will contact you tomorrow with a detailed explanation of the product that fits your business need.

Thanks again for your inquiry.

Sincerely,

James Burton

更详细版本的:

Dear Mr. Gate,

Thank you for your order of our products. We will send them within the next 3 days.

Before we send them, however, we need to know the type of package you prefer. Kindly visit your order page and select your preference. If you have any question, call us at +xxxxxxxxx You will be promptly attended to by the customer service team.

Thanks again for your order. We look forward to your final instructions.

Sincerely,

James Noah

如何专业回复询盘:

Dear Ms. Abike,

Thank you for inquiring about our products. Before I recommend a particular one, I would like to know a bit more about you and your needs:

1. What kind of business do you handle? Are you self-employed, manager or a business owner?

2. what will you be using the products for ?

Once again, thank you for your interest in my iterms. I hope you will find them suitable for your business needs.

Cordially,

mila

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跟单邮件模板

1. The ‘How Did We Do?’ follow-up email

询问客户对你们提供的服务是否满意。

在邮件里插入能够让客户对服务评价的链接。

2. The ‘Survey’ follow-up email

如果想要从客户那里得到更多的反馈,可以写一封survey的邮件,跟进客户情况。

如果不知道在邮件里问客户什么,这里有5个问题:

1. Are you happy with the service that we have provided?

2. Was the service knowledgeable and helpful?

3. Were you served quickly?

4. Did we meet your expectations?

5. What is the one thing we can do better?

直接要求客户在邮件里写下反馈也可以,但是也可以用一些问卷工具。

3. The ‘Just Checking In’ follow-up email

这种类型的邮件为的是对客户表示关系。很多时候,人们只是把产品卖给客户后就不管不顾了。但是客户也有可能会在产品使用上遇到问题。所以,这种邮件就很能维护客户长期合作。

与前两封邮件不同的是,这种类型的邮件一定要是以个人的名义去发。

4. The ‘Anything else?’ follow-up email

这种邮件能够增加彼此进一步合作的空间。也会让客户感觉自己一直被放在心上。

很多情况下,这种邮件都是由企业邮箱群发的,如果能做到亲自发送就再好不过了。

最后,技巧什么的就不想多说了,只想提醒一下,在写作邮件的时候一定要有自信,按照上面的思路来。